Le service d'indexation permet d'extraire les informations d'un ensemble de documents et de les organiser d'une façon qui permette d'y accéder facilement et rapidement grâce à la fonction Recherche de Windows 2003, du formulaire de requête du service d'indexation, ou aussi d'un navigateur Web. Les informations dont il est tenu compte comprennent le texte du document (son contenu) et les caractéristiques et paramètres de celui-ci (ses propriétés), comme le nom de l'auteur. Une fois que l'index a été créé, vous pouvez l'interroger en formulant une requête afin de rechercher les documents contenant certains mots, phrases ou propriétés clés. Vous pouvez, par exemple, demander tous les documents contenant le mot « produit », ou tous les documents Microsoft Office écrits par un auteur déterminé. Le service d'indexation renvoie une liste des documents qui répondent aux critères de recherche.